Antes de que un emprendimiento empiece a crecer, tenés que lograr ordenarlo. Esto no es siempre cosa de tener capital o contadores a tu disposición; a veces es suficiente saber elegir las herramientas adecuadas y meterle mano al asunto. Si estás buscando herramientas para escalar tu emprendimiento sin complicarte con plataformas costosas o soluciones imposibles de aplicar, este artículo es para vos. En él te muestro las herramientas para escalar tu emprendimiento que realmente uso y que podés adaptar a tu contexto.
En este artículo te comparto las 5 herramientas que mas uso para escalar mi emprendimiento de distribución de paletas de helado (Alli’s Helados & Snacks)en Achuapa y San Juan de Limay. Algunas las uso todos los días para registrar datos, analizar información, buscar ideas, crear contenido promocional, automatizar tareas, mejorar la atención al cliente, reforzar mi identidad de marca y tomar decisiones con más claridad. No son mágicas, pero usándolas bien cambian el juego
1. El cuaderno: la madre de las herramientas para el emprendedor.
El cuaderno es una herramienta tan básica que muchas veces la subestimamos. Pero en realidad puede ser el centro de control de tu negocio si lo usás bien. Es accesible, no requiere conexión, y si se usa con estructura y orden te permite organizar la información más importante de tu operación que luego podés digitalizar o analizar.
Lo que hemos hecho siempre: Anotar ventas o gastos sueltos, sin estructura, orden ni un propósito claro. Muchas veces solo se apunta lo que se recuerda o se ve urgente, y al final no hay forma de procesar nada.
Lo que deberíamos hacer: Usar el cuaderno como tu sistema base. Proponemos dividirlo en tres secciones esenciales y después cada sección ordenarla de manera cronologica:
- Ingresos: Lo que vendés, cuánto, a quién y cuando.
- Egresos: Gastos fijos, compras, transporte, etc.
- Inventario o movimientos: entradas y salidas de productos.
Esto permite que cada semana, quincena o incluso diario (si así te resulta mejor) podás revisar, comparar o hasta digitalizar información de tu negocio. Si realmente querés crecer, tu cuaderno tiene que dejar de ser solo un montón de hojas juntas y pasar a ser la estructura mental de tu negocio.
En Emprend8.com podés encontrar un artículo donde te hablo de como usar «modelos por secciones» para el registro de información.
2. WhatsApp Business: Automatizá tu canal de ventas
WhatsApp Business es una versión del WhatsApp tradicional pensada para negocios pequeños. Tiene funciones adicionales como catálogo de productos, respuestas automáticas y etiquetas para organizar contactos. Es una herramienta potente para gestionar interacciones con clientes sin necesidad de pagar por una plataforma externa.
Lo que hemos hecho siempre: Subimos como 15 fotos de productos a estados o mandamos imágenes por mensaje privado, pero cada cliente pregunta lo mismo: precio, sabor, tamaño, disponibilidad. por lo que nos toca responder lo mismo varias veces al día.
Lo que deberíamos hacer: WhatsApp Business tiene funciones ocultas que muy poca gente usa:
- Catálogo en línea: un menú donde podés mostrar todos tus productos con precios y fotos. Se ve profesional y evita preguntas recurrentes.
- Mensajes automáticos: por ejemplo, bienvenida, ausencia o agradecimiento.
- Respuestas rápidas: si alguien pregunta “¿tenés paletas?”, escribís /paletas y se envía una respuesta completa previamente personalizada.
- Etiquetas: clasificá tus clientes (mayoristas, revendedores, entregas pendientes, pagos por cobrar).
Con eso, tu WhatsApp deja de ser un chat desordenado y se convierte en un canal de ventas claro, rápido y confiable.
3. Canvas: Identidad visual y branding para hacer crecer tu emprendimiento
Canva es una herramienta de diseño gráfico en línea que permite crear imágenes, catálogos, fichas de productos y mucho más con solo arrastrar y soltar, auxiliandote de un montón de plantillas. Lo valioso de Canva no es solo hacer cosas bonitas, sino mantener una identidad visual coherente que ayude a que tu marca sea reconocida.
Lo que hemos hecho siempre: Usamos Canva una vez para hacer un logo y después se queda en el olvido. O hacemos varios diseños diferentes y con muchas faltas de consistencia.
Lo que deberíamos hacer: Canva puede ayudarte a crear y sostener una identidad visual. Algunas ideas:
- Usar una plantilla con colores definidos y tipografías que se repitan
- Crear fichas por producto con fotos y precios actualizados
- Armar catálogos mensuales en PDF que puedas enviar
- Diseñar promociones o combos sin que todo se vea diferente cada semana
La idea no es hacer algo “bonito”, sino reconocible. Que cuando alguien vea tus publicaciones diga: “Esto es de ella” o “Este negocio es serio”.
4. Microsoft Excel: Digitalizá tu negocio, ordená tus datos y tomá mejores decisiones
Excel, o cualquier programa de hojas de cálculo como Google Sheets, es más que una tabla con celdas. Si la usas bien, te permite centralizar datos, automatizar cálculos, proyectar ingresos y entender mejor qué parte de tu negocio funciona o necesita cambios. Es la forma más económica a veces incluso gratuita de tener inteligencia financiera en un emprendimiento.
Lo que hemos hecho siempre: Anotamos ingresos en una hoja y gastos en otra, sin conexión entre ambos. O no sabemos si ganamos o perdemos.
Lo que deberíamos hacer: Excel (o Google Sheets) te permite armar modelos sencillos pero potentes:
- Registro de ventas con precio, cantidad y utilidad por producto
- Control de flujo de caja mensual
- Inventario y trazabilidad
- Seguimiento de pagos pendientes
- Tablas dinámicas para revisar qué producto se vende más
- Proyecciones semanales o mensuales según datos reales
Incluso se puede usar para automatizar cálculos complejos como punto de equilibrio con cantidades grandes de datos, análisis de combos, márgenes ajustados, o usar Power Query para extrare datos desde varios archivos para consolidarlos y procesarlos en un solo dashboard. Excel es una herramienta super potente para aplicar sistemas de decisiones basados en datos en tu negocio.
5. ChatGPT para emprender: tu asistente estratégico 24/7
ChatGPT es una interfaz conectada a varios modelos de Inteligencia Artificial Generativa Conversacional que podés usar como asistente de redacción, investigación, planificación y más. Le podés pedir desde ideas de promociones hasta análisis de costos. Si aprendés a usarlo con una intención clara, se convierte en una herramienta que ahorra tiempo y mejora la calidad de tus decisiones.
Lo que hemos hecho siempre: Entramos a ChatGPT, pedimos un texto para redes o una idea rápida, y lo dejamos ahí. Muchas veces no sabemos cómo aprovecharlo.
Lo que deberíamos hacer: Con enfoque y un entendimiento basico sobre como hacerle solicitudes ChatGPT puede ayudarte a:
- Organizar ideas para nuevos productos o promociones
- Redactar mensajes para clientes o textos publicitarios
- Hacer lluvias de ideas o análisis de precios
- Ayudarte a comprender conceptos (como margen, punto de equilibrio, escasez)
- Crear recordatorios o pasos para implementar mejoras
- Personalmente, logramos programar un sistema de generación de proformas y facturas automatizadas desde el navegador web, que hoy usamos desde cualquier lugar con acceso a internet para responder a los clientes en cuestion de minutos, con consistencia visual y sin errores.
ChatGPT no es magia, pero bien usado es un socio que te ayuda a pensar, escribir y decidir.
Estas herramientas no son milagrosas, pero sí multiplicadoras
No hace falta pagar software caro. Lo que sí hace falta es compromiso y creatividad para usar lo que ya tenés. Estas herramientas te ayudan a automatizar partes clave de tu negocio, reducir el caos y liberar tiempo para pensar estratégicamente.
Escalar no se trata solo de vender más. Se trata de tener control, visión y estructura. Estas 5 herramientas no requieren necesariamente un espacio fisico delimitado para usarlas, equipos de computo especializado ni pagar licencias que solo el que las instala entiende como funcionan, solo necesitás enfoque. Usalas como aliadas, no como adornos.
Elegí una de las 5 herramientas que te mencioné en el artículo y respondé estas dos preguntas:
- ¿Cómo la estas usando ahorita?
- ¿Qué función podés probar esta semana?
Probá la funcionlidad que elegiste y anotá qué cambios positivos lográs en tu negocio al implementarla. Contame como te fue en redes sociales o mediante un correo electrónico a la dirección comentarios@emprend8.com
Te comparto en el siguiente enlace la «Guia oficial para crear Crea una tienda digital con la aplicación WhatsApp Business»
